Blätterwald Mitgliederverwaltung – Digital und nachhaltig

Wir von Blätterwald sind ein gemeinnütziger Verein, dessen Mitglieder das Ziel verfolgen die Welt grüner und nachhaltiger zu machen. Dabei versuchen wir nicht nur interessante Produkte vorzustellen, sondern selbst mit gutem Beispiel voran zu gehen. Das ist nicht immer leicht, gelingt aber wenn man engagiert bleibt.

Ein großes Problem vor dem wir standen war unsere Mitgliederverwaltung. Wir bestehen aus insgesamt 6 Mitgliedern, die ehrenamtlich Produkte testen, Beiträge schreiben und die Werbetrommel rühren. Da der Betrieb unserer Website Geld kostet, zahlt jedes Mitglied darüber hinaus einen Mitgliedsbeitrag. Als Verein sind wir verpflichtet Bücher zu führen, Beiträge einzuziehen und müssen intern miteinander kommunizieren. Dabei wollten wir auf Papier vollständig verzichten, um unsere Kosten zu reduzieren und die Umwelt zu schonen. Wir waren also auf der Suche nach einer vollkommen digitalen Lösung. Wir haben es geschafft die Mitgliederverwaltung vollständig zu digitalisieren und zeigen dir heute, wie das funktioniert.

Campai – Unsere Software zur Mitgliederverwaltung

Die Verwaltung eines Vereins kann papierlos erfolgen

Auf dem Markt gibt es viele verschiedene Softwares, die dir dabei helfen deine Mitglieder zu verwalten. Wir haben uns für Campai entschieden und sind mit diesem Anbieter glücklich.

Hier kannst du digitale Liste deiner Mitglieder pflegen, Zahlungseingänge prüfen, deine Buchhaltung erledigen und an den Steuerberater exportieren. Was wir zudem sehr rege nutzen ist die Verteilung von Aufgaben, Privilegien und Zugängen. So kann man einen Verein straff organisieren, was notwendig ist, wenn man ambitionierte Ziele verfolgt.

In Zeiten der DSGVO ist es schwierig eine Kommunikationsplattform für die Mitglieder zu finden. Vor allem als Vorstand muss man penibel darauf achten, dass die Daten zu jeder Zeit geschützt sind. US- Unternehmen wie Facebook, Whatsapp & Co sind hier nicht empfehlenswert. Wir haben uns unter anderem für Campai entschieden, da man hier ein Kommunikationstool findet, welches DSGVO-konform ist. Ein großer Vorteil für deutsche Vereine.

Gemeinsame Termine und deren Organisation

Wir sehen die Mitglieder unseres Vereins nur selten, da sie in ganz Deutschland verstreut leben. Gemeinsame Termine zu organisieren ist deshalb eine Herausforderung. Häufig geschieht das online, oder per Telefonkonferenz. Da man sich nicht in die Augen blicken kann und das Finden von Terminen schwierig ist, wickeln wir die Kommunikation vollständig über die Mitgliederplattform ab. So ist sie digital gespeichert und jeder kann sich den Verlauf ansehen. Durch die gute Dokumentation kommt es nicht zu Missverständnissen und Fehlinterpretationen.

Unser Verein ist stolz darauf, dass wir vollkommen papierlos alle Verwaltungstätigkeiten erledigen können und möchten dir ebenfalls dazu raten eine Software zur Verwaltung der Mitglieder und Vereinsaktivitäten zu nutzen.